U communiceert de hele dag. Met collega’s, uw partner en zelfs de kassajuffrouw. Als we praten met mensen kennen we niet alleen waarde toe aan elkaars woorden. Ook non-verbale aspecten, zoals gezichtsuitdrukkingen, houding en gebaren dragen bij aan de ‘toon’ van het gesprek.

Als we non-verbale aspecten missen of verkeerd interpreteren, kan dat leiden tot een ongewenste reactie van de luisteraar. Hetzelfde geldt voor schriftelijke communicatie. Stemt u uw taal niet af op de lezer of kiest u voor een fout verpakte boodschap? Dan laat u kansen liggen. Zonde toch?

Zuiver C deelt vijf eenvoudige communicatieprincipes die het verschil kunnen maken. U kunt ze vandaag al toepassen.

1. Verplaats u in uw doelgroep

Het mag duidelijk zijn dat een brief die u schrijft aan een advocaat heel anders kan zijn qua toon en woordkeuze dan een persoonlijk briefje dat u achterlaat voor uw partner. (Mocht dit niet zo zijn, dan bent u wellicht getrouwd met een advocaat óf kunt u het beste meteen contact met Zuiver C opnemen.) Toch verplaatsen we ons in de praktijk vaak te weinig in de ander en vertellen we vooral wat we zelf kwijt willen.

Tip: stel uzelf altijd de vraag: wat moet en wil de ander weten?

2. Kies voor eenvoudig, bondig en persoonlijk

Soms is het makkelijker om iets simpels zo wollig mogelijk te beschrijven. Denk maar eens aan taaie beleidsstukken. Dat kan ook anders! Kies voor eenvoudig taalgebruik, vermijd vakjargon, maak korte en actieve zinnen. Dat is prettiger lezen en voorkomt onduidelijkheden.

Tip: leg de informatie hardop uit. Gebruik deze spreektaal als basis bij het schrijven.

3. Kies het juiste communicatiemiddel

“Wij willen een app.” Die vraag krijgen wij zo nu en dan. Bij doorvragen blijkt dat een app helemaal geen geschikt middel is. Maar dat het “men wel leuk lijkt, want het is toch iets van deze tijd”. Ons advies? Niet doen. Verplaats u wederom in de doelgroep. En realiseer u dat we in een tijd leven waarin we overspoeld worden met informatie en vaak te weinig tijd hebben om lange stukken te lezen. Soms is een creatief communicatiemiddel zoals een poster met bijbehorende webpagina veel beter dan een drie pagina’s tellende brief.

Tip: wilt u een nieuwsbrief ontwikkelen? Toets dan eerst eens bij uw doelgroep of een nieuwsbrief wel gelezen gaat worden. (En stel uzelf de vraag hoe vaak u eigenlijk nieuwsbrieven leest.)

4. Communiceer verstandig bij emoties

Boos, verdrietig, teleurgesteld? Wees voorzichtig met het sturen van schriftelijke berichten. De tone of voice kan erg beïnvloed worden.

Tip: wacht een dagje met reageren als u voelt dat uw emoties de overhand nemen.

5. Luister en focus op de ander

Quote-over-luisterenPas wanneer je leert te luisteren om te begrijpen, in plaats van te luisteren om te reageren, ontstaat er echt contact. (Vrij vertaald naar Stephen Covey.) Goed om daar regelmatig bij stil te staan. Ga echt het gesprek aan en luister naar anderen. Dat is veel effectiever dan alleen maar een boodschap willen zenden.

Tip: let goed op de non-verbale communicatie van een ander. Vat samen en vraag door.

Meer tips nodig? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We adviseren u graag.